Vacature omschrijving
Over de organisatie
Je komt terecht bij een gevestigde totaalpartner voor koeltechnieken en professionele keukeninrichting in Oostende. Al meer dan 15 jaar realiseert het bedrijf projecten voor horecaondernemers, winkels, architecten, particulieren en bouwpromotoren. Klanten worden begeleid vanaf de eerste aanvraag tot de installatie, het onderhoud en de verdere service.
Het team bestaat uit een 12-tal medewerkers. De organisatiestructuur is overzichtelijk, de communicatielijnen zijn kort en collega’s zijn makkelijk bereikbaar. Open communicatie, vertrouwen en duidelijke afspraken vormen de basis van de samenwerking.
Wat mag je verwachten?
Je krijgt een brede backofficefunctie waarin je dossiers opvolgt en rechtstreeks contact hebt met klanten en leveranciers.
Je mag rekenen op:
Een vast contract vanaf dag 1.
Een gevarieerd takenpakket met administratie, planning, klantencontact en commerciële ondersteuning.
Een functie met duidelijke verantwoordelijkheden en ruimte voor zelfstandigheid.
Rechtstreeks contact met klanten, leveranciers en interne collega’s.
Een stabiele werkomgeving met aandacht voor samenwerking op lange termijn.
Een klein en toegankelijk team met korte communicatielijnen.
Interne ondersteuning om de producten en technische toepassingen stap voor stap te leren kennen.
De mogelijkheid om expertise op te bouwen rond vaste merken en technische oplossingen.
Een correcte verloning, aangevuld met extra voordelen volgens jouw ervaring.
Jouw verantwoordelijkheden
Als Backoffice Medewerker zorg je voor een correcte en tijdige opvolging van administratieve en commerciële dossiers. Je vormt een belangrijk aanspreekpunt en bewaakt de voortgang van verschillende aanvragen, orders en leveringen.
Concreet:
Je verwerkt prijsaanvragen en vraagt prijzen en bijkomende informatie op.
Je maakt offertes en orders op en volgt deze administratief verder op.
Je ondersteunt bij de facturatie en controleert of dossiers volledig en correct zijn.
Je beheert de algemene mailbox en behandelt telefonische oproepen.
Je onderhoudt contact met klanten en beantwoordt praktische en administratieve vragen.
Je volgt bestellingen, leveringen en planningen nauwkeurig op.
Je houdt klanten en collega’s op de hoogte van de voortgang van hun dossier.
Je signaleert problemen tijdig en zoekt samen met de betrokken partijen naar een passende oplossing.
Je zorgt voor een correcte informatiedoorstroming binnen het team.
Je neemt bijkomende administratieve en organisatorische taken op waar nodig.
Jouw profiel
Je werkt nauwkeurig, houdt graag overzicht en neemt verantwoordelijkheid voor de dossiers die je opvolgt. Je communiceert duidelijk en voelt je comfortabel in rechtstreeks contact met klanten en leveranciers.
Daarnaast:
Je werkt gestructureerd en georganiseerd.
Je kan verschillende dossiers tegelijk opvolgen zonder het overzicht te verliezen.
Je bent communicatief sterk en neemt vlot telefonisch contact op.
Je wacht niet af wanneer informatie ontbreekt, maar neemt zelf initiatief.
Je denkt praktisch en oplossingsgericht.
Je communiceert open wanneer iets niet duidelijk is of wanneer zich een probleem voordoet.
Je werkt graag samen binnen een klein team.
Je zoekt bewust naar stabiliteit en een werkgever waar je je op lange termijn kan engageren.
Ervaring: relevante ervaring binnen administratie, backoffice, customer service of commerciële ondersteuning is een sterke troef.
Technische kennis van koelinstallaties of professionele keukens is niet noodzakelijk. De nodige product- en sectorinformatie kan intern worden aangeleerd.
Waarom deze functie?
Deze functie past goed bij iemand die houdt van structuur, afwisseling en verantwoordelijkheid. Je krijgt inzicht in het volledige verloop van een dossier en bent betrokken vanaf de aanvraag tot de uiteindelijke levering of uitvoering.
Je werkt bovendien binnen een onderneming waar afspraken duidelijk zijn, collega’s rechtstreeks communiceren en jouw bijdrage zichtbaar is in de dagelijkse werking.
Interesse in deze functie?
Zoek je een gevarieerde backofficefunctie waarin nauwkeurigheid, klantencontact en opvolging samenkomen? Dan maken we graag kennis met jou.
Chloé Callens
Management Assistant
Solliciteer nu voor Administratief Medewerker in Oostende
Administratief Medewerker
in
Oostende