Onthaalmedewerker

Bedrijfsinfo

Dit bedrijf is gespecialiseerd in de productie van kwaliteitsvolle brandwerende deuren op maat.

Momenteel zijn ze op zoek naar een onthaalmedewerker.

Aanbod

• Je start met een contract van onbepaalde duur.
• Je krijgt een competitief salaris op basis van kennis en ervaring, aangevuld met voordelen zoals maaltijdcheques en ecocheques.
• Je komt terecht in een stabiel, financieel gezond en groeiend bedrijf.
• Je werkt in een professionele omgeving waar initiatief wordt aangemoedigd.
• Er heerst een no-nonsense mentaliteit waarbij iedereen even belangrijk is, de goede werksfeer centraal staat en ze elke dag samengroeien.
• Jouw inbreng en inzet worden sterk gewaardeerd en geapprecieerd.
• Dit bedrijf gaat op zoek naar een betrouwbaar partnership op lange termijn.

Functie

Als Onthaalbediende ben je het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers en klanten. Je bent verantwoordelijk voor het soepel verloop van het onthaalproces en ondersteunt verschillende administratieve taken.

Taakomschrijving:

Onthaal:

• Personen aan de balie verder helpen en hun vragen beantwoorden.
• Begeleiden van bezoekers naar de vergaderzaal bij ingeplande afspraken. Indien de bezoeker geen afspraak heeft, neem je contact op met de juiste contactpersoon.
• Aanbieden van drank in de vergaderzaal.
• Het informeren van de juiste contactpersoon over de ontvangst.

Telefonie:

• Professioneel beantwoorden van inkomende telefoongesprekken.
• Doorverbinden van gesprekken naar de juiste contactpersoon.
• Opnemen en doorsturen van boodschappen naar de juiste contactpersoon bij afwezigheid.
• Beheren van meerdere telefoons tegelijkertijd door opnemen en in wacht zetten.

Post:

• Verzamelen van binnenkomende post.
• Aanbrengen van een datumstempel.
• Sorteren van de post.
• Bezorgen van de post aan de juiste contactpersoon.
• Inscannen, doorsturen en klasseren van de post.
• Bijhouden van een logboek voor aangetekende zendingen.

Leveringen:

• Nakijken en controleren van documenten voor leveringen.
• Ontvangen van leveringen of doorsturen naar de juiste vestiging.
• Op de hoogte brengen van de juiste contactpersonen over de levering.

Dossiers:

• Opstellen van dossiers voor deuren en poorten.
• Bevestigen van de dossiers bij de klant.
• Toevoegen van na-montage foto’s in Adsolut en versturen per mail naar de klant.
• Check-in@work afhandelen.

Mailbox:

• Beheren en verwerken van de algemene mailbox.
• Opvolgen van e-mails en zorgen voor een tijdige afhandeling.

Bestellingen:

• Plaatsen van bestellingen, zoals broodjes voor catering, drank en koffie voor de voorraad, kantoormateriaal bij de vastgelegde leveranciers.
• Bestellen van assetaanvragen voor medewerkers en bezorgen aan de betreffende medewerker.
• Linken van bonnen aan het juiste profiel in Officient.
• Bijhouden en inscannen van leveringsbonnen.
• Verzamelen van facturen, laten goedkeuren door Management Assistant en bezorgen aan de boekhouding.

Klassement:

• Administratieve verwerking van documenten voor projectadministratie en leveringsbonnen.
• Inscannen, klasseren en boeken van ontvangsten.

Profiel

• Je hebt een klantgerichte mindset & bent vriendelijk en behulpzaam.
• Je bent communicatief sterk en kan effectief omgaan met verschillende gesprekspartners.
• Je hebt een sterk organisatorisch vermogen en kan multitasken.
• Je hebt goede administratieve vaardigheden en bent nauwkeurig in je werk.
• Je beheerst de talen Nederlands, Frans en Engels.
• Je bent stressbestendig en behoudt een professionele houding, zelfs in drukke situaties.
• Je hebt ervaring met het werken in een onthaal- of receptierol (pré).

Interesse? Reageer nu!

Stuur nu jouw kandidatuur door via mail naar RR001@rockrecruitment.be! Ontdek meer vacatures uit alle niches op www.rockrecruitment.be.